Suomen Henkilötietolain 10§ mukaan rekisterinpitäjän on huolehdittava seuraavista velvoitteista:
Rekisterinpitäjän on laadittava henkilörekisteristä rekisteriseloste, josta ilmenee:
1) rekisterinpitäjän ja tarvittaessa tämän edustajan nimi ja yhteystiedot;
2) henkilötietojen käsittelyn tarkoitus;
3) kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä;
4) mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle; sekä
5) kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista.
Rekisterinpitäjän on pidettävä rekisteriseloste jokaisen saatavilla. Tästä velvollisuudesta voidaan poiketa, jos se on välttämätöntä valtion turvallisuuden, puolustuksen tai yleisen järjestyksen ja turvallisuuden vuoksi, rikosten ehkäisemiseksi tai selvittämiseksi taikka verotukseen tai julkiseen talouteen liittyvän valvontatehtävän vuoksi.
Yleinen rekisteriselostepohja hyödynnettäväksi löytyy alta:
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Laatimispäivä X.X.XXXX
1. Rekisterinpitäjä
Tähän kohtaan yrityksen täydelliset yhteystiedot.
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Tähän kohtaan yrityksen yhteyshenkilön täydelliset yhteystiedot.
3. Rekisterin nimi
Oy Yritys AB:n verkkokaupan käyttäjärekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
Oy Yritys AB:n verkkokaupan käyttäjärekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen, yhteydenottojen hoitamiseksi, markkinointitarkoituksiin sekä muihin verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään rekisteröidyistä perustietoja, kuten:
- nimi
- osoite
- puhelin
- sähköposti.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterinpitäjä rekisteröi Oy Yritys AB:n verkkokaupan käyttäjästä ne tiedot, jotka käyttäjä itse ilmoittaa verkkosivustoa käyttäessään.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia kolmansille osapuolille. Ei tietojen luovutuksia EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Oy Yritys AB:n verkkokaupan käyttäjärekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, joka on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
9. Rekisteröidyn kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille.
10. Rekisteröidyn tarkastus-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
11. Tiedon korjaaminen
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.